1. Tamaño y contenidos
Dependiendo de la extensión y de los documentos anexos, evalúe en qué formato debe redactar su carta. Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta.
Es importante que la primera página de sus cartas lleve:
- Logo
- Membrete
- Pie de página
Sin embargo, cuando hay más de dos páginas en sus comunicados, a partir de la segunda solamente se debe poner el logo.
2. Escriba un solo tema en cada carta
En caso de que haya varios asuntos por tratar con el receptor de su comunicado, redacte las cartasque sean necesarias, ya que en muchas organizaciones el archivo se clasifica por temas; tenga en cuenta que los tiempos de respuesta de cada asunto pueden ser diferentes, de modo que a veces se necesita más de un comunicado para responderle a su destinatario.
3. Redacte de forma precisa.
El método Ipler de redacción empresarial para escribir bien se basa en la teoría de la pirámide invertida, utilizada en el periodismo y creada por Emil Dovifat. Esto consiste en escribir en el primer párrafo el para qué de su carta y en los párrafos restantes los datos adicionales, que incluso pueden llegar a ser imprescindibles.
Ejemplo:
“Reciba un muy cordial saludo de parte de todo el equipo de consultoría y atención al cliente
[Párrafo 1] Nos permitimos dirigirle la presente para informarle que nuestro principal objetivo es comprometernos con usted, además de informarle que es para nosotros un placer contar con usuarios que nos ayudan a crecer.
[Párrafo 2]Además queremos informarle que gracias a todos sus comentarios nuestros trabajadores se comprometen a brindarle un mejor servicio para que sienta en nosotros su respaldo incondicional en todo tipo de transacciones financieras.
[Párrafo 3] Es así como le garantizamos que frente a su solicitud, radicada el 17 de mayo de 2015, ya tomamos las medidas necesarias y la asesora que lo atendió recibirá la formación oportuna para que el inconveniente de baja calidad en la atención que recibió no se vuelva a presentar.”
En el ejemplo, el “para qué” de la carta está en el último párrafo. La forma correcta sería responderle al destinatario en el primero y el resto del comunicado en los párrafos restantes o incluso, podrían omitirse. Así se produce la redacción eficaz. No piense que abordar el tema directamente es irrespetuoso o que carece de cordialidad; al contrario, considere que cuando elimina información irrelevante le ahorra tiempo a su lector.
4. Siga el orden lógico gramatical
Para ser preciso también es conveniente seguir la herramienta más útil: el orden lógico gramatical, que se compone de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se guía por esta forma de escritura, podráredactar bien sus comunicados.
5. Escritura y tratamiento
Escriba siempre en la primera persona del singular; por ejemplo: “le escribo”, “lo saludo”, “espero”. Escriba en plural solo si el comunicado lo firman varias personas, pero cuando un representante escribe en nombre de varias personas, lo correcto es escribir en primera persona.
Escriba en todos los casos en tono de “usted”. Utilice un lenguaje cortés y respetuoso, aún si está reclamando o dando una orden.
6. Partes obligatorias de la carta
- Código: el Icontec recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del margen superior.
- Lugar y fecha de redacción: escriba la ciudad, seguida del día, el mes y el año de elaboración. En los distritos especiales como Washington D.C., México D.F., Bogotá D.C. no escriba nunca coma en medio del nombre y la especificación del distrito, ya que este hace parte del nombre; además, escriba siempre los meses en minúscula, estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con mayúscula inicial. En ningún caso escriba los años con punto.
Ejemplo:
Bogotá D.C., 3 de julio de 2015
- Datos del destinatario: escriba la denominación o título académico, el nombre completo y el cargo. Recuerde que la denominación “doctor” solo es un vocativo para las personas que se han doctorado en alguna área del conocimiento. En el caso de los abogados, médicos, sicólogos y demás casos en los que se utiliza la denominación “doctor”, es preferible escribir el título académico.
Ejemplo:
Abogada
ENID CORTÉS VELANDIA
Ministerio del Comercio Exterior y la Inversión Extranjera
Infanta, Número 16-23 y Humboldt
- Asunto: solo la inicial debe ir en mayúscula. Sin negrilla y sin subrayar. Escríbala dos líneas libres después del último dato del destinatario. Omita conjunciones, preposiciones y artículos.
- Saludo: algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas “frases de cajón” son:
-Lo saludo, respetuosamente, y le informo que (…)
-Le escribo para informarle que (…)
-Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)
Evite saludos como:
-Por medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle (…)
-La presente misiva tiene como objeto comunicarle que (…)
- Despedida: tenga presente que no debe escribir “cordial saludo” en las despedidas. Algunasdespedidas cortas son:
-Atentamente,
-Cordialmente,
-Sinceramente,
-Respetuosamente,
- Remitente y firmas responsables: escríbalo cinco líneas después de la despedida; de la misma forma que el nombre del destinatario, escriba el nombre del remitente en mayúscula sostenida.
- Líneas especiales: si hay anexos o copias, detalle qué tipo de documentos adjunta y la cantidad entre paréntesis.
Ejemplos:
Anexo: uno (15 folios)
Anexos: dos (8 cheques y un CD-ROM)
Anexos: tres (10 folios, un CD-ROM y un folleto)
En el caso de las copias, escriba la palabra copia con mayúscula inicial, así:
Ejemplos:
Copia: Sicóloga, Daniela Méndez, Construirte SAS
Copia: Gerente informático, Yohan Romero, Ipler CI SAS
Copia: Jefe de recursos humanos, Gustavo León Rios; Coordinadora de investigación, Laura Macías.
-- DERECHOS A SUS RESPECTIVOS AUTORES--
Los usuarios con fines lucrativos, no están autorizados a descargar o transmitir ninguno de estos materiales por vía electrónica, o a reproducir cualquiera de los materiales en cualquier forma o por cualquier medio, electrónico o mecánico, incluyendo almacenamiento de datos y sistemas de recuperación, grabación, impresión o fotocopiado.
